Introduction
À Chartres, une société de taxi en pleine croissance faisait face à un défi majeur : la gestion manuelle de l’ensemble de ses courses. Chaque trajet était enregistré à la main dans des tableaux Excel basiques, sans automatisation ni contrôle structuré. Rapidement, les erreurs de saisie se multipliaient, les calculs de commissions prenaient du temps et le suivi de la rentabilité devenait complexe. Notre équipe d’experts Excel est intervenue pour transformer cette organisation artisanale en un système automatisé, fiable et performant grâce à un fichier Excel enrichi de macros VBA entièrement personnalisé.
Analyse du besoin et audit de l’existant
La prestation a débuté par une phase d’audit approfondie. Lors d’un premier rendez-vous, nous avons rencontré le dirigeant ainsi que l’assistante administrative en charge de la saisie des courses. Nous avons analysé leurs fichiers existants, leurs méthodes de travail et identifié les principaux points de friction. Les constats étaient clairs : les courses étaient saisies ligne par ligne sans contrôle de cohérence, les calculs de chiffre d’affaires par chauffeur étaient réalisés manuellement en fin de mois, et aucune vision consolidée n’était disponible en temps réel. Les erreurs de frappe impactaient directement la facturation et la répartition des commissions. Par ailleurs, le suivi des performances par période (jour, semaine, mois) nécessitait plusieurs heures de retraitement. À l’issue de cet audit, nous avons formalisé un cahier des charges précis : automatiser la saisie des courses, sécuriser les calculs financiers, suivre les revenus par chauffeur, générer des rapports périodiques et offrir un tableau de bord clair pour piloter l’activité.
Conception de la solution Excel sur mesure
Après validation du cahier des charges, nous avons conçu l’architecture d’un fichier Excel structuré autour de plusieurs modules interconnectés. L’objectif était de conserver un environnement familier pour l’équipe tout en introduisant une automatisation avancée via VBA. Le fichier a été organisé en plusieurs onglets : une base de données centralisée des courses, un module chauffeurs, un module tarification, un espace de paramétrage des commissions, ainsi qu’un tableau de bord dynamique. Nous avons défini des règles de validation des données afin d’éviter les erreurs de saisie : listes déroulantes pour les chauffeurs, formats contrôlés pour les montants, alertes automatiques en cas d’incohérence. Un prototype fonctionnel a été présenté lors d’une réunion en visioconférence. Les retours du client ont permis d’ajuster certains flux, notamment l’ajout d’un champ spécifique pour différencier les courses conventionnées et les courses privées, avec un mode de calcul distinct.
Développement des macros VBA et automatisation complète
La phase clé du projet a consisté au développement des macros VBA. Nous avons créé une interface de saisie simplifiée sous forme de formulaire ergonomique. L’utilisateur n’avait plus besoin d’éditer directement les cellules : un formulaire guidé permettait de saisir la date, le chauffeur, le type de course, la distance, le montant facturé et les éventuels frais supplémentaires. À la validation, la macro enregistrait automatiquement les données dans la base centralisée, appliquait les règles de calcul de commission selon le profil du chauffeur, et mettait à jour les indicateurs de performance en temps réel. Nous avons également automatisé : - Le calcul du chiffre d’affaires par chauffeur et par période. - Le calcul des commissions et des parts revenant à l’entreprise. - La génération automatique de synthèses mensuelles. - L’export de rapports personnalisés au format PDF pour la comptabilité. Des contrôles d’erreurs ont été intégrés dans les macros afin de bloquer toute saisie incomplète ou incohérente. Un système de sauvegarde automatique a été ajouté pour sécuriser les données.
Tableaux de bord dynamiques et pilotage stratégique
Au-delà de l’automatisation opérationnelle, nous avons conçu un tableau de bord interactif destiné au dirigeant. Celui-ci permet d’obtenir en un clic : - Le chiffre d’affaires global. - La rentabilité par chauffeur. - La répartition des courses par type. - L’évolution mensuelle de l’activité. - Les périodes les plus performantes. Des graphiques dynamiques, connectés à des tableaux croisés dynamiques, se mettent à jour automatiquement à chaque nouvelle saisie. Lors d’une session de formation dédiée, nous avons accompagné le dirigeant dans la lecture et l’interprétation des indicateurs afin qu’il puisse piloter son activité avec précision. Ce tableau de bord a transformé la gestion quotidienne : au lieu d’attendre la fin du mois pour analyser les performances, les décisions peuvent désormais être prises en temps réel.
Accompagnement, formation et ajustements
La réussite du projet ne reposait pas uniquement sur la technique, mais également sur l’accompagnement humain. Après la livraison de la première version, nous avons organisé une phase de test de deux semaines. Durant cette période, nous sommes restés disponibles pour ajuster certains paramètres et optimiser les performances. Plusieurs échanges ont permis d’affiner le calcul des commissions pour certains cas spécifiques (courses longues distances et majorations nocturnes). Nous avons également simplifié certaines interfaces suite aux retours utilisateurs. Une formation complète a été dispensée à l’équipe : prise en main du formulaire de saisie, génération des rapports, lecture du tableau de bord et procédures de sauvegarde. Un guide utilisateur personnalisé a été fourni afin d’assurer une autonomie totale.
Résultats obtenus et impact concret
Les résultats ont été immédiats et mesurables. Le temps consacré à la gestion administrative des courses a été réduit de plus de 50 %. Les erreurs de saisie ont quasiment disparu grâce aux contrôles automatisés. Les calculs de commissions, auparavant réalisés manuellement en fin de mois, sont désormais instantanés et fiables. Le dirigeant bénéficie d’une visibilité claire sur la rentabilité par chauffeur et peut identifier rapidement les axes d’amélioration. Les rapports mensuels destinés au cabinet comptable sont générés en quelques secondes. Au-delà du gain de temps, c’est la qualité du pilotage qui a été transformée. L’entreprise dispose désormais d’un outil structurant, évolutif et parfaitement adapté à son activité locale à Chartres.
Conclusion
Ce projet illustre parfaitement la puissance d’Excel lorsqu’il est exploité à son plein potentiel. Grâce à une analyse approfondie, un développement VBA sur mesure et un accompagnement personnalisé, nous avons permis à cette société de taxi de passer d’une gestion manuelle chronophage à un système automatisé, fiable et stratégique. L’automatisation de la gestion des courses ne représente pas seulement un gain de temps : elle constitue un véritable levier de performance et de rentabilité. Excel, associé à l’expertise technique et métier, devient un outil de pilotage complet au service du développement de l’entreprise.